Sistematic es un completo software de gestión comercial que permite a gerentes, administradores y personal usarlo como una eficaz herramienta informática que mejorará significativamente los procesos administrativos y el desempeño en áreas criticas de la empresa como almacén, ventas, caja y administración. Puede ser instalado tanto en equipos independiente como en un entorno de red para múltiples usuarios.
Con Sistematic Ud. podrá
Diseñar, Registrar y emitir Cotizaciones
Con Sistematic Ud. Podrá generar Cotizaciones de una manera muy rápida. Las Cotizaciones, como todo documento creado mediante Sistematic; pueden ser diseñadas sin requerir de la intervención de un Programador. Es decir mediante una plantilla incorporada dentro del mismo módulo de Cotizaciones; podrá ajustar el tamaño, posición, formato y contenido de cada uno de los campos de la Cotización; así como agregar imágenes como logotipo o como ilustración de cada producto ofertado. Las cotizaciones podrá dirigirlas hacia la impresora o también generar un archivo PDF para ser enviada por internet. En las cotizaciones podrá colocar textos de contenido fijo tales como las condiciones de Garantía y Asistencia Técnica o campos de contenido variable como el ruc del cliente, número de la cotización, fecha de emisión, código, descripción y precios de los productos, etc. No se dejan de lado datos importantes como : Forma de Pago, Tiempo y Lugar de Entrega, Validez de la Oferta, etc. Cada una de las cotizaciones es almacenada permanentemente lo cual permitirá consultarlas más adelante, reimprimirlas o exportarlas hacia una Factura de Venta.
Emitir Ordenes de Compra a sus Proveedores.
La Orden de Compra puede imprimirla en hojas en blanco incluyendo su propio diseño y logotipo. También puede exportar esta orden de compra hacia un archivo en formato PDF el cual puede ser enviado vía Internet a una determinada dirección electrónica email ahorrándole los costos de envió y tiempo de entrega del documento, lo cual agilizará el proceso de compra. Cada orden de compra queda guardada en su base de datos para consultas históricas posteriores. Más adelante cuando reciba la mercadería, dicha orden podrá ser exportada hacia una factura de compra, ahorrándole el tiempo de digitación.
Mantener un Registro de Proveedores
En dicho registro puede incluir datos importantes como el rubro o giro del negocio, dirección email, productos, etc. Puede generar una lista completa de todos sus proveedores exportando dicha lista hacia un archivo Excel, desde el cual podrá filtrar u ordenar por rubro, productos o cualquiera de los campos que incluya dicha lista. Los datos de los proveedores están enlazados a una tabla de documentos por pagar lo que permitirá conocer en todo momento cuando se debe a un determinado proveedor y cual es el monto parcial o total de cada documento de compra. También, en base a la información de las facturas de compra registradas a nombre de cada proveedor, Ud. puede imprimir un reporte detallado de toda la mercadería adquirida a dicho proveedor, para tener a mano los datos referentes a marcas, modelos precios y demás para organizar sus futuras adquisiciones.
Seguridad – Claves
Sistematic cuenta con unas opciones para manejo en RED muy interesantes ya que le permitirá al Administrador de la Red asignar claves únicas a cada usuario, de tal modo que se impida que usuarios no autorizados hagan uso de secciones del programa que no son de su competencia o son información confidencial. El Administrador de Red define los módulos a los que tendrá acceso cada Usuario.
Copias de Seguridad
Es una herramienta que le permitirá guardar su DATA en lugar seguro, para anticiparse ante eventuales perdidas de información, ya sea por motivos de fallo en el equipo, formateo de disco duro, etc. Esta formado por dos opciones : Backup y Restore (Guardar al disco y Recuperar desde el disco). De esta manera Ud. Siempre podrá estar seguro de que sus datos están a buen recaudo.
Almacén
Sistematic permite codificar cada producto catalogándolo por Clases y Marcas y Modelos. Unidades y Fracciones de Unidad son tomadas en cuenta. Cada código incluye su respectiva Ficha de Kardex donde automáticamente se van a ir sumando o restando las cantidades a medida que se registren los diferente documentos de ingreso o salida de Almacén que incorpora el Sistema. De esta manera los saldos (stock) siempre estarán debidamente actualizados. Opcionalmente, Sistematic le permite registrar los Números de Serie de cada uno de los Items ingresados; en el caso de que se trabaje con equipos o productos que requieran ser discriminados por unidad. Puede tambíen registrar los Números de Lote y Fecha de Vencimiento si trabaja con mercadería perecible (como en el caso de las farmacias). Los números de Serie y Lotes puede ser impresos automáticamente en el documento de venta o ingreso al almacén. Permite obtener utilidad de cada producto, con precios en 2 monedas diferentes. Sistematic permite registrar cada ingreso o salida de mercadería que se hace en Almacén(es), además saca reportes por pantalla o por impresora, de los saldos actuales, saldos que bajaron del mínimo, por almacén o total. En Almacén Ud. dispone de la posibilidad de usar un Dispositivo Lector de Códigos de Barra a fin de gestionar el reguistro, búsqueda o ingreso de los productos de una manera mucho más rapida. Para ello la Ventana de Productos dispone de un cuadro donde puede ingresar el Código de Barras del Producto en formato EAN13. En cuanto al Inventario Inicial puede ahorrarse días de digitación, importando la lista completa de productos con el stock correcto desde una hoja de cálculo de Excel.
Clientes
Ud. Puede llevar un registro de todos sus clientes ordenados alfabéticamente o codificados, además de agruparlos por zona. Cada cliente tendrá su propia Cuenta donde se ira registrando sus movimientos y calculando sus saldos actuales (Deuda). En esta cuenta podrá Ud. visualizar todas las facturas o documentos pendientes de cobrar que ha acumulado dicho cliente a la fecha. Allí mismo podrá ir amortizando parcialmente o de forma total dichos saldos a medida que el cliente vaya pagando. Adicionalmente en el módulo Clientes Ud. dispone de una Ventana Historial donde podrá registrar los diferente trabajos o servicios realizados a un cliente incluyendo la fecha y hora , lugar y responsable de dicho evento. Permitirá además obtener Reportes de las Ventas que se hicieron a ese cliente en particular dentro de un rango de fechas.
Facturación
Sistematic esta especialmente diseñado para que las operaciones de Emisión de Factura sean lo más sencillas posibles. De esta manera el usuario podrá empezar a imprimir y emitir facturas de en el menor tiempo posible. Ud. Podrá determinar el ancho y largo de los campos así como su ubicación dentro del formato de la factura. Adicionalmente Sistematic puede emitir a su vez Boletas de Venta, Tickets y Notas de Crédito (Devolución de Mercadería o Efectivo). Todo esto se puede manejar dentro un entorno de RED con múltiples usuarios en las terminales. La Factura no solo permite facturar Mercadería sino también Servicios, contado para el efecto con una tabla de servicios con las tarifas correspondientes.
Vendedores
Sistematic incluye un módulo de registro de Vendedores donde se incluyen los datos básicos del Vendedor así como su porcentaje de comisión. Cada vez que se registra una venta el Sistema le solicitará seleccionar el responsable de dicha venta. De esta manera se irán acumulando todas las ventas asociadas a dicho Vendedor / Cliente. Esto permitirá más adelante obtener Variados Reportes tales como el reporte de Ventas por Vendedor mensual, etc. Cabe resaltar que dicho reporte, como todos los que Sistematic le permite generar puede ser migrado a Excel a fin de obtener un cálculo más preciso de las Comisiones por Vendedor.
Caja
Este Modulo permite registrar ingresos y salidas de efectivo de caja chica tanto en moneda nacional como extranjera (dólares); almacenando todos estos movimientos en una Hoja de Trabajo visible en todo momento. Posteriormente Ud. Podrá obtener reportes diarios, mensuales o de fecha a fecha de los movimientos de Caja. El Sistema le permite registrar movimientos automáticos y manuales tanto de apertura como de ingreso o salidas. Si se está usando facturación rápida hay la posibilidad de que el ingreso de la venta genere automáticamente un movimiento de ingreso en Caja (el cual registra fecha y hora, monto, numero de factura, cliente, etc).
